Zarządzanie urzędem, jakim jest Starostwo Powiatowe w Bełchatowie to zadanie bardzo złożone. Z jednej strony jest to szeroki zestaw zadań publicznych, które muszą być realizowane na rzecz mieszkańców Powiatu, a z drugiej – struktura organizacyjna, która administruje powierzonym majątkiem i realizuje określone działania. Nowoczesne spojrzenie na organizacje typu Starostwo Powiatowe akcentuje przede wszystkim powiązania pomiędzy działaniami, które w konsekwencji prowadzą do wykonania określonego zadania. Ten zbiór powiązanych ze sobą wzajemnie czynności, które mają określony cel nazywany jest procesem. Wydanie np. decyzji w konkretnej sprawie można określić jako wynik procesu, stąd tak ważne jest sprawowanie nadzoru nad nim i jego dokumentowanie. Można nimi również zarządzać, to znaczy określać optymalny zakres czynności niezbędnych, aby nie przedłużać załatwienia danej sprawy. Z moich obserwacji i doświadczeń oraz literatury specjalistycznej poświęconej zarządzaniu jednoznacznie wynika, że główną przyczyna opieszałości urzędów jest brak należycie określonego trybu wykonywania czynności przez urzędników. Są to, według mnie, sytuacje niedopuszczalne w nowocześnie zarządzanym urzędzie.

Klienci organizacji samorządowych nie mają możliwości wyboru dostawcy niezbędnych usług. Nie może to jednak oznaczać, że są „zakładnikami” pracy urzędników. Stoję na stanowisku, że możliwe jest wypracowanie swoistego kompromisu pomiędzy tym, czego oczekuje osoba zgłaszająca się do Starostwa, a tym co faktycznie może uzyskać. Z tego powodu każda osoba załatwiająca sprawę w Starostwie jest naszym „Klientem”, a nie „petentem”. Ma prawo mieć określone oczekiwania.

Norma PN-EN ISO 9001:2001 pozwala na stworzenie standardów postępowania pracowników Starostwa Powiatowego dających w efekcie usystematyzowanie, powtarzalność działań i możliwość ich doskonalenia. System zarządzania oparty na ww. normie wprowadza wewnętrzne mechanizmy zarządzania w urzędzie przez co zwiększa efektywność wykorzystania posiadanych zasobów. Proces zarządzania Starostwem opiera się na systematycznej analizie informacji i okresowych przeglądach, a nie tylko doraźnych decyzjach. Przebieg tego procesu obrazuje graficzna prezentacja W konsekwencji zarządzanie Starostwem poprzez wykorzystanie wymagań normy ISO 9001 ma za zadanie doprowadzić do tego, aby w Starostwie :

1. jakość usług była wynikiem planowanych działań, a nie dziełem przypadku;
2. sposób postępowania pracowników był ustalony i udokumentowany;
3. efekty pracy były udokumentowane;
4. prowadzone były systematyczne działania doskonalące pracę.

Starosta Bełchatowski
Jarosław Brózda